Foire aux questions - Appel de propositions visant les débouchés de matières résiduelles des industries, commerces et institutions (ICI)

Voici les réponses aux questions reçues dans le cadre de cet appel de propositions.

Des réponses seront ajoutées au fur et à mesure que nous recevrons des questions.

Le même demandeur peut-il déposer 2 projets distincts dans l’appel de propositions visant les débouchés de matières résiduelles des ICI?

Oui. Il faut toutefois que les 2 projets soient distincts, autant en termes d’objectifs que de moyens mis en œuvre, et qu’ils répondent à l’ensemble des critères d’admissibilité de l’appel de propositions.

Aussi, d’après notre expérience, les projets plus longuement mûris ont davantage de chances d’être évalués favorablement, car le demandeur est en mesure de décrire de manière approfondie sa vision du projet, la façon dont il compte le réaliser, les risques qu’il faut prendre en compte, etc. Par conséquent, un demandeur ayant 2 projets potentiellement admissibles devrait peut-être envisager de ne soumettre que celui qu’il considère le plus mûri, afin de concentrer ses efforts sur celui-ci.

Est-ce qu’une friperie, une ressourcerie ou un écocentre peut déposer une proposition?

Friperies, ressourceries et écocentres reçoivent en général essentiellement ou en grande partie des matières résiduelles des citoyens, or ces matières ne sont pas visées par l’appel de propositions.

Toutefois, une fois que ces matières ont été triées, si certaines d’entre elles ne peuvent pas être vendues sur place ou à des revendeurs ou recycleurs, elles deviennent des « rejets » de tri, et donc des matières résiduelles d’ICI. En effet, les friperies, ressourceries et écocentres sont considérés comme des ICI. Par conséquent, les textiles et l’habillement ainsi que les meubles et articles rembourrés qui se trouvent dans ce cas de figure sont des matières ciblées par l’appel de propositions.

Gardez en tête que le type de projet proposé doit offrir une solution qui n’est pas encore implantée à large échelle (voir la section 3 du document de présentation (PDF, 638 Ko). À titre d’exemple, un projet qui consisterait à trouver des recycleurs ou organismes faisant habituellement de la valorisation pour les matières triées par les friperies, ressourceries et écocentres ne serait a priori pas admissible, car c’est une démarche faisant déjà partie du mode de fonctionnement standard de ce secteur.

L’ensemble des autres exigences de l'appel de propositions devrait être rencontré afin que le projet soit effectivement admissible.

Est-ce qu’un projet de réparation de mobilier de bureau serait admissible?

Le mobilier de bureau d’un ICI, s’il répond à la définition d’une matière résiduelle (voir section 2 du document de présentation (PDF, 638 Ko), est une matière ciblée par l'appel de propositions.

Un projet visant cette matière devrait notamment démontrer l’amélioration de traitement qui est proposée, selon la hiérarchie des 3RV. Ce serait le cas par exemple d’un projet permettant, grâce à des actions comme la réparation, de ne plus envoyer à l’enfouissement du mobilier de bureau endommagé.

L’ensemble des autres exigences de l'appel de propositions devrait être rencontré afin que le projet soit effectivement admissible.

Quelle est la différence entre « apports en nature » (sous la forme de temps d’employés travaillant sur le projet) et « dépenses de salaires admissibles »?

Si un demandeur bénéficie gratuitement du temps d’une ressource qui n’est pas son employé, mais qui est rémunérée par une autre organisation qui n’a pas formé un consortium avec le demandeur, alors l’équivalent monétaire du temps de cette personne (c’est-à-dire son salaire) correspond à un apport en nature, qui n’est pas une dépense admissible dans le cadre de l’appel de propositions.

Toutefois, si le demandeur et l’organisation employant la ressource ont formé un consortium et fourni à RECYC-QUÉBEC une lettre décrivant les modalités du consortium (voir section 8, point 9 du document de présentation (PDF, 638 Ko), alors le salaire de la ressource devient une dépense admissible, selon les modalités décrites par la section 7 du document de présentation (PDF, 638 Ko) (par exemple, seule la portion du salaire correspondant à des activités directement liées au projet est une dépense admissible).

Est-ce qu’un projet comportant des matières provenant à la fois du secteur résidentiel et du secteur ICI est admissible?

Dans un tel cas, seule la portion des dépenses attribuable à la prise en charge de la matière résiduelle provenant des ICI sera admissible. Cette portion serait typiquement calculée en prenant le prorata du tonnage des matières résiduelles des ICI, comparé au tonnage total traité grâce au projet. Toutefois, selon les particularités de chaque projet, une autre méthode de calcul peut être proposée par le demandeur pour déterminer la portion des dépenses attribuable à la prise en charge des matières provenant des ICI.

Considérez-vous comme admissible un projet permettant un meilleur conditionnement des matières résiduelles des ICI et facilitant ainsi leur vente à un recycleur?

Selon la section 3 du document de présentation (PDF, 638 Ko), est considéré comme non admissible un « projet qui reproduit une solution déjà implantée à large échelle et qui ne demande pas d’adaptation substantielle pour répondre à une problématique nouvelle. » Par exemple, de nombreux ICI utilisent des presses (ex. : à carton, à plastique) pour compresser leurs matières résiduelles et ainsi mieux les conditionner pour leur envoi à des recycleurs. Un projet visant la mise en place d’une telle solution serait donc considéré comme non admissible.

Dans le cas d’un consortium, est-ce que les soumissions requises peuvent être adressées à l’un ou l’autre des membres du consortium?

Oui, il n’est pas nécessaire que les soumissions produites identifient chacun des membres composant le consortium. Le fait qu’elles soient adressées à l’un d’eux est suffisant.

En cas de consortium, à quelle entité la subvention est-elle versée, sachant que les dépenses peuvent être faites par les différents membres?

L’aide financière est remise au promoteur identifié nommément dans la convention à intervenir avec RECYC-QUÉBEC (lorsqu’un projet est accepté).

Les membres du consortium devront, dans un document officiel signé par un représentant dûment autorisé pour chacun d’eux, identifier qui agira en tant que représentant du consortium auprès de RECYC-QUÉBEC. Les membres du consortium devront nommément identifier ce représentant, lequel agira en tant que mandataire du consortium, pour et au nom des membres. RECYC-QUÉBEC aura pour seul intermédiaire ce représentant dûment nommé par les membres du consortium.

Il appartiendra aux membres du consortium ayant fait des dépenses de réclamer le remboursement de celles-ci ultérieurement auprès du demandeur, si telle est l’entente entre eux : RECYC-QUÉBEC se déchargeant de toute responsabilité quant à la répartition de ces montants entre les membres du consortium.

De plus, en cas de consortium, un contrat clair signé par un représentant dûment autorisé de chacun d’eux, devra préciser les engagements de chacun des membres, et notamment leur contribution respective (ex. : financière, en précisant jusqu’à concurrence de quel montant, en ressources humaines, en nature, etc.), pendant la durée du projet.

À noter qu’une copie de l’entente de consortium devra être remise à RECYC-QUÉBEC. Il s’agit d’un document requis pour que la demande puisse être considérée comme admissible à l’appel de propositions (pour plus de détails, veuillez vous référer à la section 8 du document de présentation (PDF, 638 Ko).

Les plastiques d’emballage agricole (pellicules d’enrobage de balles de foin par exemple) sont-ils visés par l’appel de propositions?

L’appel de propositions vise en priorité 4 types de matières, listées à la section 3 du document de présentation (PDF, 638 Ko). Les pellicules d’enrobage ne peuvent pas être considérées comme des « emballages de distribution et de transport » (l’une des 4 matières visées), mais plutôt comme des emballages permettant la conservation et le stockage du fourrage et autres matières.

En revanche, la section 3 du même document précise que : « les projets visant d'autres matières que celles spécifiées ci-dessus sont tout de même admissibles et pourront être analysés, s’ils répondent aux exigences de l’appel de propositions. »

Par conséquent, un demandeur pourrait envisager le dépôt d’un projet visant les pellicules d’enrobage, s’il répond aux conditions spécifiées par l’appel de propositions.

Il faut garder en tête que les projets déposés seront comparés entre eux. Ce sont ceux qui répondent le mieux aux exigences de l’appel de propositions qui seront sélectionnés. Un projet visant les pellicules d’enrobage ne répondrait pas au ciblage des 4 matières mentionnées ci-dessus donc serait désavantagé de ce point de vue, mais pourrait se démarquer sur d’autres aspects exigés. Selon le nombre et la qualité des autres projets mis de l’avant, un projet visant les pellicules d’enrobage agricoles pourrait être sélectionné, ou non.

De plus, la règlementation sur la responsabilité élargie des producteurs (REP) pourrait évoluer à court terme pour inclure les plastiques agricoles. En effet, ceux-ci apparaissent sur la liste des produits prioritaires à inclure sous la REP, selon le rapport synthèse de 2015 du MDDELCC. À ce stade, il est difficile de savoir à quelle vitesse cette REP pourrait être mise sur pied et lancée, mais si de nouveaux éléments à ce sujet devaient émerger durant la phase d’analyse des projets de l’appel de propositions, nous devrons bien sûr en tenir compte, afin de nous assurer qu’un projet financé par RECYC-QUÉBEC ne soit pas en contradiction avec la réglementation à venir.

Si le conseil d’administration (CA) du demandeur ne se réunit pas à temps pour pouvoir fournir une résolution tel que demandé à la section 8 du document de présentation (PDF, 638 Ko), quel document le demandeur doit-il fournir?

Si le demandeur peut démontrer que son CA (ou instance de gouvernance équivalente si le demandeur ne dispose pas d’un CA) ne pourra pas tenir de rencontre avant le 31 octobre 2017 et ainsi fournir la résolution demandée, RECYC-QUÉBEC peut exceptionnellement accepter qu’un document temporaire soit déposé en attente de la tenue de cette rencontre.

Ce document, qui doit être déposé avant le 31 octobre 2017 à 14 h 59, doit avoir les caractéristiques suivantes :

  • Être signé par une personne en position d’autorité au sein du demandeur (ex. : président-directeur général)
  • Autoriser la personne désignée à signer le formulaire de demande d’aide financière et à répondre à toute question de RECYC-QUÉBEC pour les fins de l’analyse de la demande
  • Préciser quand aura lieu la prochaine rencontre du CA (ou instance de gouvernance équivalente) du demandeur et comporter un engagement formel du signataire à obtenir une résolution en bonne et due forme du CA du demandeur lors de cette prochaine rencontre

Advenant que le nom de la personne désignée dans ce document et celui apparaissant au formulaire de demande d’aide financière ne concordent pas, la demande sera annulée définitivement.

Dans tous les cas, advenant que la demande soit sélectionnée parmi les dossiers pouvant recevoir une aide financière, le dossier ne pourra pas être présenté aux instances décisionnelles de RECYC-QUÉBEC si la résolution du CA du demandeur n’a pas été obtenue au plus tard 3 jours ouvrables avant la rencontre de ces instances, laquelle devrait se tenir à l’hiver 2018.

Il relève alors de la responsabilité du demandeur de s’informer, en temps opportun et par écrit auprès de RECYC-QUÉBEC, de cette date limite. Advenant que ce délai ne soit pas respecté par le demandeur ou que la résolution alors soumise ne soit pas conforme, la demande sera annulée définitivement. RECYC-QUÉBEC ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable advenant que le demandeur ne soumette pas cette résolution officielle en temps opportun ou ne s’informe pas auprès de RECYC-QUÉBEC de la date limite pour la soumission de celle-ci.

À noter que cette mesure exceptionnelle ne dispense pas les demandeurs de déposer le reste de leur documentation avant la date d’échéance prévue, soit le 31 octobre 2017 à 14 h 59.