Foire aux questions

Voici les réponses aux questions reçues dans le cadre des 2 appels de propositions sur la réduction à la source.

À noter que les informations suivantes ne remplacent pas celles qui sont contenues dans les documents de présentation des appels de propositions, qui demeurent les références officielles. 

Processus de l’appel de proposition

  • Dois-je me dépêcher à déposer mon projet?

La date de tombée est le 18 mai 2016, à 23 h 59. Tous les projets seront analysés en même temps et nous sélectionnerons les meilleurs projets. Nous vous suggérons de prendre le temps de monter un dossier de projet le plus complet et pertinent possible en vous référant au texte d’appel de propositions correspondant à votre type de projet (lutte au gaspillage alimentaire ou écogestion de chantier), et de le soumettre au plus tard à la date limite susmentionnée. À défaut, votre projet ne pourra être analysé, car tout projet dont le dossier serait reçu après cette date sera d’emblée écarté et ne sera pas considéré par RECYC-QUÉBEC.

  • Pensez-vous prolonger le délai de dépôt?

Non, ce n’est pas prévu à l’heure actuelle.

  • Quels seront les délais d’analyse?

Les délais d’analyse dépendront notamment du nombre de dossiers reçus. Nous avons la volonté de procéder rapidement pour ne pas retarder la réalisation des projets.

  • Quand pourrons-nous amorcer le projet?

Le projet pourra commencer à la suite de la transmission par RECYC-QUÉBEC d’un accusé de réception du dossier de projet. Toutefois, l’accusé de réception ne garantit en aucun cas l’octroi de la subvention. Ainsi, toutes dépenses effectuées avant la signature d’une convention d’aide financière entre le demandeur et RECYC-QUÉBEC le sont aux risques du demandeur.

  • Peut-on déposer plus d'un projet?

Oui, mais chaque demandeur est limité à un maximum de 2 projets (écogestion de chantier et lutte au gaspillage alimentaire combinés) et à une aide financière maximale totale de 500 000 $.

  • Peut-on financer des projets avec des étapes go/no-go, c’est-à-dire comportant une première phase d’étude ou d’analyse visant à confirmer la viabilité du projet?

Non, l’appel de propositions privilégie des projets matures qui procureront des résultats mesurables.

  • Est-ce que les dimensions sociale et économique (développement régional), en vertu des principes du développement durable, seront prises en compte dans l’analyse?

Oui, les retombées sociales et les principes du développement durable reliés au projet seront évalués.

  • Combien de temps peut-il y avoir entre le moment du dépôt d’une proposition et celui du premier versement?

Les conventions d’aide financière avec les promoteurs dont les projets seront retenus devraient être signées d’ici l’automne 2016. À moins d’imprévus, il se déroule approximativement 1 à 2 mois entre la signature d’une convention d’aide financière et un premier versement.

  • Quelle est la période permise pour réaliser le projet? Et quelle est la date à laquelle le projet doit être terminé?

Une date précise de fin de projet n’est pas définie au texte de l’appel de propositions tout simplement parce que la date de début pourrait varier par demandeur. Ce qui est fixe est la durée de 12 mois pour la réalisation des projets suivant la date de signature de la convention d’aide financière par RECYC-QUÉBEC et le demandeur. Par exemple, si la convention est signée le 1er novembre 2016, le projet devra être complété 12 mois plus tard (ex. : 31 octobre 2017).

Financements offerts pour les projets

  • Si un projet est accepté, est-ce la totalité des dépenses du projet qui seront financées ou un pourcentage?

L’aide financière de RECYC-QUÉBEC peut couvrir jusqu’à 100 % des dépenses admissibles, après considération des autres contributeurs au montage financier. Par exemple, pour un projet totalisant 300 000 $ de dépenses admissibles pour lequel le demandeur confirme un partenaire financier à hauteur de 200 000 $, RECYC-QUÉBEC pourrait couvrir le reste du montage financier à hauteur de 100 000 $. Il est à noter que l’existence d’un partenariat financier sera avantagée lors de l’évaluation des projets.

  • Est-ce que les sommes maximales sont disponibles par établissement ou par entreprise?

Les limites d’aide financière sont établies par demandeur, lequel doit être légalement reconnu et ainsi posséder un numéro d’entreprise (NEQ) inscrit au Registre des entreprises du Québec.

  • Est-ce que des dépenses effectuées avant le dépôt d’une demande peuvent être remboursées?

Non, l’appel de propositions ne permet pas de financer rétroactivement des projets. Si un projet est accepté, RECYC-QUÉBEC en remboursera les dépenses effectuées à partir de la date de dépôt de la demande.

  • Est-ce que l’aide financière peut être ajustée à la hausse si les coûts réels s’avèrent plus élevés que les prévisions budgétaires?

Non. Si les coûts sont supérieurs, la contribution n’est pas revue à la hausse. L’approbation d’une demande se conclut par la détermination d’une aide financière maximale. En semblable cas, le demandeur devrait assumer lui-même le manque à gagner, ou faire appel à un partenaire financier.

Admissibilité

  • Est-ce qu’un projet peut se dérouler dans plusieurs provinces canadiennes en plus du Québec?

Oui, à la condition que le projet se déroule substantiellement au Québec, qu'il s’applique à des matières utilisées ou consommées au Québec et que des dépenses admissibles s’appliquent au Québec. Dans le calcul de l’aide financière admissible, les dépenses hors Québec seront retranchées. De plus, pour être admissible, un demandeur doit avoir un établissement au Québec.

  • Est-ce que des établissements des réseaux de l'éducation et de la santé sont admissibles (écoles, hôpitaux, etc.)?

Oui. Les établissements d’enseignement et de la santé sont admissibles. Dans ce cas, si un NEQ existe, vous devez nous le transmettre. Dans le cas contraire, RECYC-QUÉBEC pourrait exiger d’autres documents visant à en démontrer la constitution. Le cas échéant, nous vous recommandons de communiquer directement avec RECYC-QUÉBEC en utilisant l’adresse de messagerie suivante : APRS@recyc‑quebec.gouv.qc.ca. Nous veillerons à vous indiquer la procédure s’appliquant à votre situation.

  • Est-ce qu'une personne peut individuellement déposer une demande?

Non, le demandeur doit être une organisation légalement constituée et fournir un numéro d'enregistrement applicable (ex. : NEQ) ou autre document déterminé par RECYC-QUÉBEC faisant état de sa constitution.

  • Une nouvelle entreprise ou une nouvelle organisation est-elle admissible?

Oui, tant qu’elle est existante et légalement constituée au moment du dépôt de la demande.

  • Est-ce qu'une demande pour un projet débuté ou en cours est admissible?

Oui, mais l’appel de propositions ne permet pas de financer rétroactivement les dépenses déjà effectuées pour des projets en cours. Pour de tels projets, seules les dépenses effectuées après la date de dépôt de la demande seront considérées comme admissibles.

  • Est-ce qu’une étude d’analyse du cycle de vie (ACV) peut être une dépense admissible?

Oui, mais il faut que l'ACV réponde aux besoins et objectifs de l’appel de propositions concerné et soutienne les objectifs du projet. Le projet ne peut pas uniquement porter sur la réalisation d'une étude, comme une ACV.

  • Est-ce que les dépenses encourues pour l’obtention de la reconnaissance ICI ON RECYCLE! sont admissibles?

Non, les dépenses associées à une démarche et frais d’homologation, d’attestation ou de certification d’un processus, d’un produit ou d’un établissement ne sont pas admissibles.

  • Des états financiers sont requis pour l’analyse d’une demande (vérifiés ou en mission d’examen) du demandeur, pour les 2 dernières années. Est-ce une dépense admissible?

Non, il s’agit d’une dépense de comptabilité qui n’est pas admissible.

  • Est-ce que le projet peut se prolonger au-delà de 12 mois?

Normalement, non. Le projet doit être réalisé dans les 12 mois suivant la signature de la convention de contribution financière par le promoteur et RECYC-QUÉBEC.

Toutefois, un délai raisonnable pourrait être accordé si, exceptionnellement, des interventions additionnelles par le promoteur du projet étaient nécessaires pour livrer les résultats attendus. En semblable situation, une demande de prolongation de délai devrait  être déposée par le promoteur du projet à RECYC-QUÉBEC, cette dernière ayant la possibilité d’accepter ou de refuser cette prolongation, à sa discrétion. La demande de prolongation devrait alors être justifiée et motivée.

Cela dit, une fois les obligations remplies à la fin d’un projet accepté et complété, un promoteur pourrait décider de poursuivre de plein gré son projet, mais sans obligation de la part de RECYC‑QUÉBEC.

  • Est-ce qu'une entreprise peut être demandeur pour un projet et être partenaire ou impliqué directement dans une autre demande sans nuire à l'une ou l'autre des demandes?

Oui, en autant qu’un demandeur ne dépose pas plus de 2 demandes, à savoir, une maximum par appel de propositions (écogestion de chantier et lutte au gaspillage alimentaire).

  • Est-ce que des dépenses encourues entre la date de dépôt d’une demande et l’accusé de réception seront considérées admissibles?

Oui. Cependant, les dépenses effectuées avant la date de dépôt de la demande ne seront pas admissibles.

  • Est-ce que les régies municipales et les sociétés paramunicipales sont des demandeurs admissibles?

Non, les régies municipales et les sociétés paramunicipales sont considérées au même titre que des instances municipales aux fins des appels de propositions sur la réduction à la source.

  • Est-ce qu’il est possible pour une entreprise (le « mandataire ») de déposer un projet « pour et au nom » d’une autre organisation (le « mandant »)?

Oui. Toutefois, un document confirmant par écrit l’octroi de ce mandat (signé par une personne autorisée, œuvrant pour le mandant) devra accompagner le dossier afin de permettre au mandataire de déposer ce dernier auprès de RECYC-QUÉBEC. En semblable situation, il importe de souligner que ce sera l’admissibilité du mandant et de son projet qui sera évaluée.    

Partenariat

  • Est-il obligatoire que le demandeur s’investisse financièrement dans son projet ou qu’il ait des partenaires financiers?

La participation financière du demandeur et de partenaires n’est pas obligatoire dans le cadre du projet soumis, mais elle est fortement encouragée et privilégiée.

  • Qu'advient-il si nous obtenons des commandites ou un autre type de partenariat financier après avoir déposé une demande à l’appel de propositions?

Dans le cadre des programmes d’aide financière de RECYC-QUÉBEC, il arrive que les montages financiers soient modifiés. Si une telle situation se produit pour votre projet, il faudra aviser sans délai RECYC-QUÉBEC du changement.

Si celui-ci a lieu durant la période d’analyse des demandes, cela influencera l’évaluation de votre projet puisque les dossiers seront comparés entre eux et que l’existence ou non de partenariats financiers fait partie des critères d’évaluation.

Si votre montage financier est modifié après l'approbation de votre demande, nous utiliserons le montage financier le plus à jour (donc celui incluant les nouveaux partenaires financiers) et cela pourrait nous amener à réduire les montants à être versés par RECYC-QUÉBEC afin que le financement total ne dépasse pas 100 %. La convention d’aide financière précisera et encadrera ces cas de figure.

Il est à noter que les aides financières approuvées représentent le montant maximal auquel un demandeur peut prétendre. S’il advenait qu’un autre partenaire financier se retire du projet, la contribution de RECYC-QUÉBEC ne serait pas revue à la hausse. Le cas échéant, le demandeur devrait assumer lui-même le manque à gagner, ou trouver un autre partenaire financier pour son projet.

  • Un projet peut-il être mené par un consortium? Si oui, qu’est-ce que cela implique?

Un projet en consortium est recevable, il doit cependant y avoir un seul demandeur (entité légale) par demande. Celui-ci sera l'entité responsable et imputable du projet et de ses collaborateurs/partenaires à la mise en œuvre. Des précisions seront nécessaires sur le travail qui sera fait par chacun des collaborateurs/partenaires facturant soit des heures (salaires), soit des honoraires au projet. Le demandeur devient alors responsable de l’ensemble des autres entreprises impliquées en consortium dans le projet.

Il est possible d’assimiler les entreprises en consortium à des partenaires, en autant que le demandeur soit clairement identifié et au fait de son imputabilité (ex. : par une entente explicite à cet effet remise à RECYC-QUÉBEC). Les participants au consortium n’auront pas obligatoirement à être soumis à un processus d’appel d’offres, mais les coûts devront correspondre aux tarifs raisonnables du marché eu égard au type de service offert.

Documentation à fournir

  • Pour une nouvelle entreprise, le demandeur doit-il tout de même déposer des états financiers?

Dans la mesure du possible. Autrement, nous nous appuierons seulement sur les prévisions futures de l’organisation. Par ailleurs, si l’organisation est une filiale d’une organisation déjà établie, en général, nous demandons les états financiers de cette société mère afin de les analyser. Il se peut, si le projet est retenu, que nous demandions à cette société mère de s’engager à soutenir financièrement sa filiale pour une période de temps déterminée.

  • Est-ce que les soumissions pour justifier les dépenses de plus de 25 000 $ peuvent être déposées après le dépôt d’une demande? Est-ce que cela nuira à l’analyse de la demande?

À défaut de joindre ces documents, une lettre d’engagement du demandeur est requise. Celle-ci devra indiquer que les documents seront fournis avant la signature de la convention de contribution financière (dans le cas où le projet est retenu). En l’absence de ces pièces au moment de l’analyse, si RECYC-QUÉBEC juge que l’évaluation des coûts est juste, c’est ce qui comptera aux fins d’analyse des projets.

  • Doit-on avoir la reconnaissance ICI ON RECYCLE! avant de déposer la demande?

Non, il s’agit toutefois d’une condition pour recevoir le 3e versement. Vous pouvez faire les démarches pour obtenir cette reconnaissance pendant la réalisation de votre projet.

  • Dans le cas d'un équipement ou d’un service qui n'est offert que par un seul fournisseur, comment peut-on avoir plusieurs soumissions?

Nous sommes conscients que cette situation peut survenir. S’il n’y a qu’un seul fournisseur, il faudra le démontrer (en faisant état de son « monopole » en regard du marché qu’il vise) et justifier son choix.

  • Est-ce que des soumissions doivent être remises pour tous les types de dépenses de 25 000 $ et plus (produits et services)?

Oui, les soumissions attendues s’appliquent à tous types de dépenses de 25 000 $ et plus, sauf en ce qui a trait aux dépenses liées à la main d’œuvre (salaires) du demandeur.

  • Le document d’appel de propositions précise qu’on demande les projections budgétaires pour les 3 prochaines années liées au projet et l’onglet 3 dans le calculateur parle des résultats prévisionnels du demandeur. Les 2 séries de prévisions sont demandées?

Oui, on demande les 2 : prévisions financières générales sur 3 ans du demandeur et les prévisions financières du projet jusqu’à la fermeture des livres du projet (3 ans, si applicable). Les prévisions financières concernant l’ensemble de l’organisation ne doivent pas nécessairement être aussi détaillées que ce qui est demandé dans le calculateur, mais devraient nous permettre de bien comprendre les principales sources de revenus et les principaux types de coûts de l’organisation pour les 3 prochaines années.

  • Est-ce que le rapport final détaillé des coûts du projet peut faire l’objet d’une mission d’examen au lieu d’une vérification comptable?

Oui, la mission d’examen sera recevable.

Éléments spécifiques à lutte contre le gaspillage alimentaire

  • De quelles informations RECYC-QUÉBEC dispose-t-elle sur l'état de situation détaillé du gaspillage alimentaire au Québec?

RECYC-QUÉBEC dispose d’un Centre de documentation en ligne dans lequel il existe une rubrique générale « Matières organiques ». Celle-ci comprend des enjeux relatifs au gaspillage alimentaire. Vous la trouverez en effectuant une recherche avancée dans notre centre de documentation. Toutefois, puisque nous en sommes au début des initiatives visant le gaspillage alimentaire, les données québécoises sont encore limitées.

  • Est-ce que les événements ponctuels (festival) sont des contextes admissibles pour un projet de lutte contre le gaspillage alimentaire?

Oui, dans la mesure où ils respectent l’ensemble des critères d’admissibilité énoncés dans l’appel de propositions.

  • Est-ce que la transformation en nourriture animale d'un aliment initialement destiné à la consommation humaine serait un projet admissible?

Un tel projet serait admissible. Cependant, les analystes pourraient soulever certains éléments tels que :

  • Pourquoi les aliments destinés à l’alimentation animale sont-ils considérés impropres à l’alimentation humaine?
  • En quoi le projet proposé est-il la seule voie possible plutôt qu’une réelle réduction à la source des surplus alimentaires?

Un projet de réduction à la source (proposant d’éviter l’existence de surplus alimentaires de nourriture destinée à la consommation humaine) sera privilégié par rapport à un projet de transformation d’aliments en nourriture pour animaux.

  • Est-ce que le fait que le projet puisse réduire à la source des matières associées aux aliments comme des couverts jetables et des emballages sera considéré positivement dans l’analyse?

L’appel de propositions vise des retombées liées à la réduction à la source du gaspillage alimentaire. Cependant, des résultats potentiels de réduction à la source pour des matières non visées directement, mais complémentaires, seront considérés positivement à l’analyse.

Éléments spécifiques à l’écogestion de chantiers

  • De quelles informations RECYC-QUÉBEC dispose-t-elle sur l'état de situation détaillée des CRD, de la déconstruction et du réemploi de matériaux de construction au Québec?

RECYC-QUÉBEC dispose d’un Centre de documentation en ligne dans lequel il existe une rubrique «  Construction, rénovation et démolition (CRD) ». Celle-ci comprend des enjeux relatifs à la déconstruction, la réduction et au réemploi. Vous la trouverez en effectuant une recherche avancée dans notre centre de documentation. Toutefois, puisque nous en sommes au début des initiatives visant l'écogestion de chantier, les données québécoises sont encore limitées.

  • Est-ce que des matériaux tels que les portes et fenêtres sont admissibles?

Les portes et fenêtres comme d’autres matériaux d’un ouvrage bâti sont admissibles. Une liste non exhaustive des principaux matériaux visés est inscrite à titre indicatif au texte de l’appel de propositions.

  • Est-ce que le styromousse d'isolation fait partie des CRD?

Les panneaux d’isolation en polystyrène extrudé sont effectivement considérés comme des résidus de construction, rénovation, démolition (CRD).

  • Est-ce qu'un chantier autre que celui d'un bâtiment est admissible?

Oui, nous utilisons le terme « ouvrage bâti » pour inclure notamment les bâtiments, d’autres contextes de construction sont donc admissibles.

  • Est-ce que l’écoconception de mobilier à partir d’anciens meubles ou de matériaux réemployés est admissible?

Non, si le projet déposé se limite à cette activité et considérant le fait que les projets touchant la fabrication de mobilier ne sont pas admissibles. Cependant, les exemples suivants cités au document descriptif de l’appel de proposition sont possibles :

  • Soutenir l’accès aux écomatériaux (réemploi, contenu recyclé, durabilité, démontabilité, etc.) qui préviennent la génération de matières résiduelles
  • Faciliter le recours à des aménagements intérieurs durables/réutilisables/modulables
     
  • Est-ce que la création d’équipement de conditionnement/récupération/recyclage est admissible?

Non, si le projet déposé se limite à cette activité et considérant le fait que les projets concernant le recyclage ne sont pas admissibles. Cependant, la création d’équipement serait une activité admissible à l’intérieur d’un projet visant plus largement la réduction à la source, comme dans les exemples de projets attendus cités au document descriptif de l’appel de propositions à la section 3.